DOCUMENT PROCESSING

DOCUMENT FACTORY

Überblick Einsatzgebiete Komponenten Case Studies Support

Arbeitsweise des DOCUMENT FACTORY JOB SCHEDULER

Batch Processing mit DOCUMENT FACTORY

Das Batch Processing ermöglicht die vollständig automatisierte Erstellung unterschiedlicher Dokumenttypen im Unternehmen. Von der Annahme der Aufträge über die Aufbereitung und Formatierung bis hin zum Druck und Versand der fertigen Dokumente werden alle Schritte ohne die Notwendigkeit von manuellen Eingriffen abgewickelt.

Das DOCUMENT FACTORY Batch Processing kann nahtlos in die Workflows des Unternehmens eingebunden werden und steht für die Plattformen Windows und Linux zur Verfügung.

Mit drei Komponenten der DOCUMENT FACTORY wird die Automation bewerkstelligt:

DOCUMENT FACTORY JOB SCHEDULER	nimmt Aufträge an und organisiert Prozesschritte
TEXT PROZESSOR	formatiert und erzeugt das Ausgabedokument
DOCUMENT FACTORY OFFICE	versendet Dokumente automatisiert (optionale Komponente für Output Management)

Wie funktioniert das Batch Processing?

Schritt 1: Dokumentaufträge erzeugen
Schritt 2: Dokumentaufträge zur Verarbeitung organisieren
Schritt 3: Versand der Dokumente

Schritt 1: Dokumentaufträge erzeugen
Dokumentaufträge werden von beliebigen Applikationen im Unternehmen erzeugt und können auf unterschiedliche Weise an die Komponente DOCUMENT FACTORY JOB SCHEDULER übermittelt werden:

Per Datenbank Schnittstelle:
Unternehmensapplikationen schreiben Dokumentaufträge in eine zentrale Datenbank, der DOCUMENT FACTORY JOB SCHEDULER prüft die Datenbank in regelmäßigen Intervallen auf neue Dokumentaufträge und übernimmt diese zur Weiterverarbeitung in die Workflow-Kette.
Per CSV-Datei:
mittels einfacher CSV-Dateien werden Dokumentaufträge an den JOB SCHEDULER zur Weiterverarbeitung übermittelt.
Per Web Service:
Der JOB SCHEDULER nimmt Web Service Requests entgegen und übergibt sie als Dokumentaufträge an das System. Die Dokumentaufträge werden asynchron verarbeitet.

Schritt 2: Dokumentaufträge zur Verarbeitung in Job-Ketten organisieren
Der JOB SCHEDULER übernimmt die Dokumentaufträge und organisiert die weiteren Prozessschritte in den folgenden Jobs:

Auftrag annehmen:
Aufträge werden automatisch übernommen und in die Workflow-Kette eingereiht. Die Intervalle sind je nach Bedarf des Unternehmens individuell einstellbar. Die Organisation in parallelen Job-Ketten ermöglicht die gleichzeitige Verarbeitung großer Mengen von Dokumentaufträgen bei optimaler Nutzung der Ressourcen.
Dokument formatieren:
Die Aufbereitung und Formatierung der Dokumente erfolgen mit dem TEXT PROZESSOR. Der TEXT PROZESSOR greift auf Dokumentvorlagen zu, die im Dateisystem abgelegt sind. Die Dokumentvorlagen des Unternehmens werden sowohl bei der automatisierten Dokumenterzeugung eingesetzt als auch von Sachbearbeitern, die Dokumente über den DOCUMENTFACTORY DIALOG veranlassen.
Dokument konvertieren:
Erzeugte Dokumente werden optional in die Formate PDF oder TIFF konvertiert. Für die Konvertierung werden die Textsysteme MS-Word und OpenOffice unter Verwendung entsprechender Druckertreiber unterstützt.
Dokument drucken:
Für den Druck der Dokumente stehen dem Unternehmen mehrere Vorgehensweisen zur Verfügung, der Druck im eigenen Haus oder der Druck beim Druckdienstleister oder eine Kombination aus beiden Optionen.

Für die zentrale Druckausgabe werden die Textsysteme MS-Word und OpenOffice unterstützt. Es können pro Dokumentauftrag unterschiedliche Drucker verwendet werden. Die DOCUMENT FACTORY bietet eine Druckerverwaltung, mit der physische Drucker und Druckwarteschlangen abgebildet werden.

Schritt 3: Versand der Dokumente

Dokument versenden:
Der Versand der Dokumente kann per eMail oder Post erfolgen. Im Fall von postalischem Versand kann optional die Komponente DOCUMENT FACTORY OFFICE eingesetzt werden. Mit dieser Komponente werden die erzeugten Dokumente in einer Datenbank konsolidiert und zu bestimmten Zeiten verschlüsselt an einen Druckdienstleister übermittelt, der den Druck, das Kuvertieren, Frankieren und die Auslieferung übernimmt.

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